Il successo potrebbe essere misurato in diversi modi. Un Evento che richiama solo una persona è solitamente visto come un completo fallimento, ma se quella persona fosse cosi cambiata da quell’evento al punto che lui o lei potrebbe fare dei cambiamenti drammatici nella sua vita o della società?
In un Seminario di Krav Maga, meno partecipanti vuol dire: meno soldi, per chi organizza, ma significa anche avere più attenzione individuale per l’organizzatore e i partecipanti.
Ricorda il Blog: “Your Krav Maga Goals”
L’atteggiamento:
E’ importante. Ho sentito dei organizzatori dirmi: “Ho perso dei soldi in questo Evento avendo dovuto tirare fuori dei soldi dalla mia tasca.”
Permettetemi di scriverlo senza mezzi termini: Questo atteggiamento non ti porta da nessuna parte e quelli che hanno detto questo, alla fine hanno dovuto lasciare IKI. Mentre altri, invece, hanno dichiarato che anche se non sono riusciti a coprire tutte le spese, lo hanno considerato come un investimento per loro stessi, per la loro carriera e per i loro allievi.
Le tue spese sono il tuo affare, non mio. Dire ad un Maestro che hai invitato “tu mi costi dei soldi” è come se dicessi “tu sei un peso per noi, ci porti via il cibo dalle bocche dei nostri figli”. In un caso del genere, non aspettare di vedere il Maestro un'altra volta.
Ogni Seminario è un esperienza di apprendimento, non solo per la formazione in Krav Maga, ma anche per imparare come pianificare e ospitare un Seminario di successo, consultandosi con gli altri Istruttori scoprendo come ci sono riusciti a organizzare uno al meglio. Se non avete potuto coprire le spese la prima volta, impara da quell’esperienza, apportando modifiche.
Non ho mai capito come si posa dire che “ ho perso” i soldi. Hai mica “perso i tuoi soldi” quando sei andato a scuola o hai investito per il tuo futuro?
Io ho investito decine di migliaia di dollari in Krav Maga e Arti Marziali, ho viaggiato all’estero quando non potevo permettermelo, sono volato in California per allenarmi con il Campione, Benny Jet Uruqidez, a New York per allenarsi con Sifu Chun Kwok Chow e il Professore, Arthur Cohen. Ho frequentato ogni Seminario organizzato dal mio Maestro, Itay Gil. Non ho mai perso l’occasione di allenarmi con i miei insegnanti, sono andato fino in fondo! Ho investito il mio tempo, i miei soldi, il mio sudore, lacrime e sangue.
Oggi sto raccogliendo i frutti del mio investimento, non ho mai “perso” quei soldi.
Parte del successo di un Evento è il duro lavoro dei organizzatori e parte del successo è dalla competenza e l’abilita’ del Maestro o l’oratore.
Mi occuperò dell’oratore, prima dal punto di vista del organizzatore degli Eventi, visto che questo articolo è destinato in benefit per gli organizzatori degli Eventi non agli oratori. Essere un oratore di successo è tutt’altro argomento.
L’oratore – il Maestro:
Prima di scegliere un oratore, fai una piccola ricerca. Leggi il suo Website, guarda cosa ha fatto prima, esamina il contenuto del suo programma e se viene da un altro paese, nota e ha la padronanza della lingua locale o la lingua Inglese.
Essere un esperto in questo campo (oratorìa), non vuol dire essere un buon Insegnante. Puoi essere un grande guerriero, ma senza avere la capacita di addestrare un gruppo di allievi. Non mettere te stesso in difficoltà ospitando un oratore che non riesce a gestire la folla.
Aiutare il Maestro.
Come aiutare il Maestro ad essere al suo meglio?
1- Assicurarsi che al suo arrivo, qualcuno è pronto ad aspettarlo per prenderlo o, se nel caso viene da solo, dare le chiare indicazioni e il necessario lasso di tempo per essere puntuale. Arrivare in ritardo ed esausto non è il miglior modo per iniziare un Evento. Il meglio è arrivare presto e avere del tempo per rilassarsi, prima di cominciare un Seminario.
Tienilo in conto se sta arrivando dall’estero: notte insonne, lunghi viaggi internazionali.
2- Assicurarsi che tutti gli accordi con l’Albergo sono stati adeguatamente organizzati.
A volte, i problemi accadono, non possiamo evitarli, ma fai il tuo meglio per assicurarsi che l’Albergo sia pronto. Non c’è niente come arrivare da n lungo viaggio internazionale e scoprire che non hai ancora una camera, rimanendo bloccato all’esterno del Hotel con tutto il bagaglio e cercando, disperatamente, di contattare l’organizzatore. Sì, è già successo anche questo.
3- Chiedigli se vorrebbe bere qualcosa prima dell’evento.
Dopo un lungo viaggio in aereo o treno, una tazza di caffè o un Energy drink, farebbe molto piacere.
Per i Seminari con Moshe Katz – il caffè non deve mancare! No, non sto scherzando.
4- Evita le brutte sorprese – Paga in tempo.
Dirgli al Maestro, al momento dell’arrivo, che ti sei dimenticato di chiedere al contabile di lasciarti l’assegno, è un modo efficace per uccidergli lo spirito.
I lavoro merita di essere pagato in tempo e pianificare il pagamento in anticipo, fa sentirsi meglio, tutti.
In caso ci fossero problemi finanziari, bisognerebbe avvisare prima che il Maestro parte in viaggio. Potrei raccontarti dalla mia personale esperienza che essere messi al corrente lo stesso giorno del Seminario: “non abbiamo i soldi per pagarti”, è un vero handicap ed è davvero deprimente. Pagare il Maestro non è un opzione.
Quando un Evento non copre le proprie spese, come il mio nonno direbbe al mio padre: “Ribbe gelt” – Imparando i soldi, che vuol dire: non hai perso soldi, hai speso dei soldi nella scuola “Dei Duri”, imparando una lezione.
Il denaro non è mai sprecato, è stata un esperienza di apprendimento che dovevi pagare.
5- La sala deve essere adatta per il Seminario.
Se stai per insegnare Arti Marziali e Autodifesa è un po demoralizzante entrare in una sala piena di tavoli, sedie e pavimenti piastrellati. E’ meglio trovare una sala vuota e spaziosa con la moquette, se non si trova una palestra. La sicurezza deve essere la nostra prima preoccupazione.
6- Pianificazione – Organizzazione.
Entrare in un edificio e vedere i volantini che annunciano l’evento, da per tutto, è una bella carica di energia, ti fa capire che ce l’hanno messa tutta e sono entusiasti.
Non commettere errori su come far sentire il Maestro che hai invitato – ricorda che è il tuo ospite!
Non si ha mai il completo controllo sul numero delle persone che partecipano in un Evento, ma c’è molto che potete fare per aumentare le probabilità di una grande affluenza.
1- Co – Sponsor.
Ci sono molti vantaggi in una Co – Sponsorizzazione.
Finanziamento: (Questo è per i Campus Universitari, non per le scuole private).
Più finanziamenti significa: più risorse, più esposizione.
Ogni gruppo comunicherà i propri membri, quindi, più gente sentirà sul Evento.
Steve, un ex Direttore di Hillel, con un eccezionale record di Eventi di successo, aggiunge il seguente: “Più sponsor vuol dire che è più interessante, visto che più persone hanno deciso di sostenerlo. Questo farà sì che più persone parlino, più passaparola.”
2- E – Mails.
Oggi abbiamo il vantaggio delle liste di e – mail che sono utili, ma non abbastanza. Tanti organizzatori si affidano troppo a questo, pensando che mandare una mail a tutte le loro liste, il lavoro sia fatto. Non è affatto vero. Come Steve dice: “ è vero che è facile mandare delle e – mail, ma è altrettanto facile cancellarli.” E’ proprio vero. Ho incontrato un ragazzo nella metropolitana che notò la mia attrezzatura da Arti Marziali e cominciammo a parlare. Scoprii che era un Leader di un gruppo pro – Israele in un grande Campus. Gli dissi che avrei dato il suo indirizzo e – mail al Hasbara – Borse di Studio, il gruppo che sponsorizzò il mio viaggio, cosi nel futuro lo potevano avvisare su i miei Eventi. Mi disse che era già in quella lista, loro avevano già il suo indirizzo e –mail e, molto probabilmente aveva già ricevuto un annuncio, ma che riceveva talmente tanti simili e – mail da cosi tante Federazioni che spesso li cancellava senza nemmeno leggerli. Questo ci porta al punto principale.
3- Passaparola.
Steve dice che non ci sono scorciatoie. Bisogna alzare il telefono e chiamare le persone. Se non chiami i tuoi allievi – leader, penseranno che non è un Evento importante. Le e – mail non bastano; devi parlare direttamente alle persone. Non c’è niente più efficace di questo.
L’invio di una e – mail senza un seguito, è come lasciare un messaggio sulla segreteria telefonica, è inefficace, facile da cancellare o da evitare. Se si desidera ottenere l’attenzione di qualcuno, ci devi parlare insieme. Sei decisamente limitato dal numero di persone con le quali potrai parlarli direttamente; parla ai tuoi attivisti, spargi la parola, crea un “boato”. Steve sottolineò che anche se un particolare allievo non potrebbe partecipare a questo Evento, ora che lo sa, potrebbe parlare ai suoi amici. Non c’è scorciatoia; devi spargere la parola
4- Non contarci sulle promesse:
Alcuni organizzatori mi hanno raccontato: “ 50 persone mi hanno detto che stanno progettando di venire al Seminario”, ma solo dieci si presentarono. Ho una bella notizia da darvi; se 50 persone vi hanno scritto via mail che stanno pianificando di partecipare, sareste molto fortunati di averne 10 di loro.
“Sto pensando di venire” vuol dire: “Forse” e “Forse” significa che non c’è nessuna chance. Non basarsi mai su questo tipo di promessa; la gente sta cercando solo di sbarazzarsi di voi. Diverse volte alcuni organizzatori hanno detto che dovrebbero attendere 100 persone, ma io ho imparato di non avare aspettative da questo genere di promessa.
Se 50 persone ti dicono che potrebbero venire, non considerare che il tuo compito è stato compiuto, hai ancora della lunga strada da fare.
5- Volantinaggio:
Anche i volantini sono importanti, ma non sono sufficienti. Steve dice che bisogna spargere dei volantini: porteranno un po di gente nuova, ma solo pochi.
David Katz, esperto nelle pubbliche relazioni dice: “I volantini sono importanti, anche per quelli che pianificano di partecipare, rafforzando il loro impegno e ti mantengono agli occhi del pubblico.”
Quando arrivai all’Università di Hartford per tenere un Seminario lì, ho visto che la macchina della organizzatrice era coperta da i volantini sul Seminario. Nataly Battash era un dinamo umana. La grafica del volantino era cosi emozionante che a me stesso è venuta voglia di partecipare in quel evento, fino a che non capii che il volantino era per il mio Seminario! Nataly disse di aspettare 75 partecipanti e io dissi a me stesso: “Yeah, certo. Moshe non crede”. Ovunque andammo c’erano volantini da per tutto, grandi e piccoli. Al bar, c’erano volantini attaccati ai porta tovaglioli, su ogni tavolo. E, indovinate un po? Ricevemmo ben 82 partecipanti, non 75. Non mi sorprende che gli è stato offerto un lavoro come Organizzatore di Eventi, dopo la sua Laurea. Questa ragazza, sì che sapeva come lavorare! Voleva il successo e lo fecce accadere.
Ho insegnato a Swarthmore e Bryn Mawr, due Colleggi con circa 1.200 studenti ciascuno, minuscoli dai standard e quando andai a Bryn Mawr vidi 5 tipi diversi di volantini sul mio Seminario Krav Maga e sentii la loro eccitazione su esso e indovinate un po? 25 studenti si presentarono. Anche a Swarthmore parteciparono 25 studenti. Sono stato in delle scuole con 30.000 studenti dove abbiamo avuto solo 10 o 15 presenze, invece. Dipende molto da come lo pubblicizzi un Evento.
6- Utilizzare la Stampa:
Steve dice che avere un articolo nella Stampa, prima dell’evento è il meglio, anche se questo è difficile da ottenere. Avendo pubblicizzato un Evento nella Stampa, aiuterebbe anche gli Eventi futuri. Craig Hoovler ha organizzato, per me, diversi Seminari di Krav Maga in Richmond/Virginia, usando una combinazione tra volantinaggio, passaparola e pubblicità nella Media Locale. Abbiamo avuto 60 iscritti per l’evento al VCU ed era coperto dalla Stampa con un articolo sulla prima pagina del giornale, sull’Autodifesa Israeliana.
Giornalini:
Scrivi sul tuo giornalino mensile sull’evento, pubblicalo in Internet e la parola attraverso Facebook. Assicuratevi di organizzarsi uno con l’atro con le altre filiali della IKI più vicino a voi, per non avere Eventi troppo ravvicinati o nella stessa data, addirittura e annunciate alle scuole IKI vicino a voi il vostro Evento per avere il loro sostegno.
Usate questi metodi, tutti insieme, e mettere in atto la propria saggezza guadagnata dalle proprie esperienze, diventando un Super Organizzatore di Eventi. La cosa più importante è: Devi volerlo che sia un successo, devi sentire l’adrenalina. L’emozione è contagiosa.
7- Pre – registrazione:
Il miglior modo possibile e ricevere le registrazioni a pagamento in anticipo. Senza pagare in anticipo, potrebbero decidere all’ultimo minuto di non presentarsi. Solo il pagamento e la conferma certa. Se hanno effettuato il pagamento, hanno preso un impegno e sono più propensi a venire e nel caso non si presentino – perdono i soldi e tu no. Tu hai preso un impegno con il Maestro che tiene il Seminario e loro lo devono fare con te. Gli impegni vanno rispettati.
Se tutti i partecipanti sono della zona, allora, hanno posto dove dormire e mangiare, altrimenti, se vengono dalle altre cita’ o, addirittura, da altri paesi dell’Europa dove spesso succede che i partecipanti nei nostri Seminari vengono dall’estero, devi prenderti cura di loro, il che significa:
- Fornire raccomandazioni per Alberghi a prezzi adatti alle loro esigenze.
- Organizzare il pranzo per tutti quanti. Serve e Armanda dai Paesi Bassi, preparano un menu con diverse opzioni, a prezzi onesti, da dove i partecipanti possono scegliere i pasto che più li piace.
Questo viene portato nell’edificio dove si svolge il Seminario, nella pausa pranzo, cosi ci godiamo il pasto tutti insieme. Naturalmente, ogni partecipante e libero di portarsi da mangiare da se, se lo desidera.
Ricordate che quando qualcuno viene da fuori cita, si sente un po perso ed e il vostro ospite. Prenditi cura di loro.
Tutti i miei voli devono essere pagati in anticipo.
Fino a che il volo non è stato pagato – il Seminario non è considerato prenotato.
Cancellazione Seminario last – minute:
Comporta perdere il costo del biglietto (se non è rimborsabile) e, in più, pagare la tassa Seminario del 50%.
Costi:
Per il costo giornaliero di un Seminario con il M Moshe Katz, contattare direttamente la IKI.
Voli:
Moshe
Katz vola con EL-AL per tutti i voli di partenza e arrivo in Israele. Per i
voli di collegamento, ogni altra
compagnia Aerea andrebbe bene.
Taxi:
C’è
un costo di 150 $ per il tragitto in Taxi dalla sua casa all’Aeroporto e vice –
versa, a carica di chi organizza il Seminaro.